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Le travail basé sur l'activité (Activity Based Workspace)

November 25, 2019

Le «travail basé sur l'activité» plus connu sous le terme anglophone Activity Based Workspace (ABW) est en train de devenir l'une des tendances les plus populaires de la stratégie en milieu de travail.

 

Le concept de base des espaces de «travail basé sur l'activité» est que le travail de bureau ne constitue pas un lieu physique, mais une activité qui varie et nécessite donc différents types d'espaces de bureau afin de soutenir les différentes activités.

 

Dans un bureau flexible, basé sur l'activité, les employés n'ont pas de poste de travail fixe. Cela signifie que n’importe quel emplacement dans le bureau constitue l'espace de travail de l'employé. L'employé commence sa journée en se rendant à son casier, puis choisit le lieu de travail approprié en fonction des besoins de sa journée ou de ses premières heures de travail.

 

La réduction significative du nombre d'espaces de bureau augmente la possibilité de créer d'autres espaces pour une gamme d'activités et de besoins, tels que des espaces calmes et privés, des aires de repos et de détente, des salles de réunion fermées et ouvertes, des salles de projet, etc.

 Les bureaux de Trustpower créés par Veldhoen + Company. source : Vidak.

 

Un peu d’histoire

 

Si le «travail basé sur l'activité» correspond naturellement à notre culture à la demande, le concept n’est pas tout à fait nouveau. Tout a officiellement commencé avec Robert Luchetti, un architecte américain qui, en 1983, avait co-inventé l’idée de créer des «paramètres d’activité» pour diverses tâches de bureau, telles que la dactylographie ou la conduite de réunions.
À l’époque, le «travail basé sur l'activité» n’avait pas encore pris son envol en Amérique, mais des pays comme l’Australie, le Danemark, les Pays-Bas et la Suède l’adoptèrent plus facilement.

Le terme «travail basé sur l'activité» a été inventé dans The Art of Working par le consultant néerlandais Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), qui a également écrit The Demise of the Office. Dans les années 1990, Veldhoen + Co. s'est associé à Interpolis, l'une des plus grandes compagnies d'assurance des Pays-Bas, pour mettre en place un système de travail basé sur les activités dans ses bureaux. La nature flexible du nouvel espace de travail d’Interpolis a imprégné la culture de la société. Les employés n’avaient pas à faire de va-et-vient ni à se sentir obligés de rester assis ou debout au même endroit toute la journée. La devise de l'entreprise étant “Tant que le travail est fait”.

 

En 2014, Gerson Lehrman Group a été la première grande entreprise aux États-Unis à adopter le modèle de «travail basé sur l'activité».

 

Depuis, de nombreuses grandes entreprises transforment leur espace de bureaux sur le modèle du «travail basé sur l'activité».

 

Le principe du «travail basé sur l'activité»

 

Le «travail basé sur l'activité» offre aux organisations une opportunité unique de repenser la manière dont leur travail contribue à la réalisation de leur vision organisationnelle et de leurs objectifs stratégiques. L'approche ABW reconnaît que les personnes effectuent différentes activités dans leur travail quotidien et que, par conséquent, différents environnements de travail sont soutenus par la technologie et la culture appropriées pour mener à bien ces activités.

 

En créant un environnement de travail basé sur ce principe, le «travail basé sur l'activité» crée un espace spécialement conçu pour répondre aux besoins physiques et virtuels des individus et des équipes. Plus important encore, ABW met fortement l’accent sur la création d’une culture de connexion, d’inspiration, de responsabilité et de confiance permettant aux individus, aux équipes et à l’organisation de réaliser leur potentiel.

 

Sur le plan personnel, le «travail basé sur l'activité» permet à chaque personne d’organiser ses activités de travail de manière productive et agréable, en fonction de ce qu’elle doit faire et avec qui elle doit le faire. En créant des conditions optimales pour chaque activité, qu’il s’agisse d’un travail individuel, en développant des idées de manière indépendante ou en équipe, en collaborant sur le contenu ou en partageant des connaissances, le «travail basé sur l'activité» donne à chaque personne la liberté de choisir son lieu de travail pour atteindre le meilleur résultat possible.

 

Les avantages du «travail basé sur l'activité»

 

ABW augmente la productivité, améliore la satisfaction, l’attraction et la rétention des employés ainsi que l'utilisation de l'espace. Il réduit les coûts immobiliers et l’empreinte carbone de l’entreprise.

 

Cette conception basée sur le comportement des employés accroît le sentiment d'appartenance et de connexion, rend les personnes plus productives et offre un niveau de flexibilité recherché par les employés.

 

Quelques exemples 

 

Voici 5 entreprises qui ont mis en place avec succès un environnement «travail basé sur l'activité» :

 

  • Costa Coffee

 

Les bureaux de Costa Coffee intègrent des technologies modernes visant à améliorer la productivité et à mettre en valeur l'expérience du café, tout en encourageant différentes équipes à interagir davantage.


La société de design Morgan Lovell a aidé Costa Coffee à concevoir un bureau pouvant accueillir les deux côtés de l’entreprise, historiquement séparés: ses employés de bureau et ses ouvriers de torréfaction.

 

  • Gerson Lehrman Group (GLG)

 

Le bureau de GLG est organisé en «quartiers» où les personnes travaillant sur des projets similaires peuvent se réunir. Chacun contient une variété d'espaces de travail, avec des tables pour plusieurs personnes, des salles de conférence, des modules de réunion en verre fermés, des cabines téléphoniques pour une personne, des zones de concentration silencieuses et des bureaux réglables.

 

  • Publicis

 

Au siège nord-américain de l’agence de publicité mondiale Publicis, aucun des 1 200 employés n’a son propre bureau privé. Et malgré le fait qu’ils soient répartis sur huit étages d’un gratte-ciel de Midtown, les employés de Publicis se sentent reliés les uns aux autres de manière fluide, organique et bien établie à la fois.

 

  • Unispace

 

En 2014, Unispace s'est installé dans un espace compact optimisé pour ABW de 5 000 pieds carrés au centre-ville de Los Angeles. Par rapport à la configuration de bureau traditionnelle, la conception d’Unispace axée sur ABW a augmenté de 33% l’espace de travail dédié disponible et de 20% l’espace commun.

 

  • Microsoft

 

En 2008, le bureau de Microsoft à Amsterdam (Microsoft NL) a été redessiné autour du «travail basé sur l'activité». Au premier étage, ils ont construit un espace de travail commun pour le personnel et les visiteurs, ainsi que des bancs pour le travail d'équipe, des espaces de travail individuels, des salles de réunion, un espace de patio extérieur et deux auditoriums. Ils ont également ajouté un café, des salles à manger intérieures et extérieures, des salons et des capsules de sommeil. Les employés sont guidés à travers les différentes zones de travail par un coureur de plafond espiègle. Les cinq autres étages du bureau sont composés d’espaces ouverts et fermés.

 

Cette conception de «travail basé sur l'activité» a permis à Microsoft NL un gain de productivité de 25% et une baisse des coûts immobiliers de 30%.

L'espace de patio extérieur de Microsoft NL. Source : Robin

 

 

Quelques statistiques étonnantes sur le «travail basé sur l'activité» :

 

  • La société de services publics britannique National Grid a augmenté sa productivité globale de 8%.
     

  • Après avoir adopté le «travail basé sur l'activité», la société de conception de postes de travail Oktra a pu éliminer 30% de ses bureaux.
     

  • 81% des employés des entreprises qui utilisent ABW déclarent que la culture de l'entreprise favorise la mobilité et la flexibilité.
     

  • 98% des employés très satisfaits travaillent dans une entreprise où ils ont la liberté de se déplacer pendant la journée.
     

  • Plus de 60% des employés travaillant dans un environnement de «travail basé sur l'activité» déclarent que la disponibilité d'espaces où ils peuvent se détendre, rencontrer des collègues et être créatif influence leur productivité.

 

Les principaux facteurs de succès du «travail basé sur l'activité»


Avant qu'une entreprise décide de passer à des espaces de «travail basé sur l'activité», il est nécessaire de faire de nombreuses analyses approfondies afin d'obtenir une bonne compréhension de la manière dont l'espace de bureau est utilisé et des exigences des employés en matière d'espace de travail.

 

Un dialogue étroit avec les employés est également primordial tout au long du processus, car l’introduction d’un espace de travail flexible peut être perçue comme un changement majeur qui doit être géré activement. Et les employés ont véritablement le pouvoir d’adopter un nouveau style de travail, lorsque les chefs d’entreprise adhèrent pleinement au changement de mentalité associé à la conception, aux comportements et à la programmation d’un lieu de travail en constante évolution.

 

La communication entre les personnes est donc très importante lors de la mise en place d’un espace de «travail basé sur l'activité». Les employés doivent donner leur avis et commenter les types d’espaces de travail qu’ils désirent.

 

Au niveau de la conception, le besoin de variété de types d’espace doit être bien interprété et réparti dans les diverses zones de travail. Les employés doivent pouvoir facilement déterminer quel espace leur convient le mieux pour un travail donné.

Avoir différents types d'espaces dédiés à différents types d'activités est un défi en matière d'acoustique. Sans conception acoustique et visuelle adéquate, ces espaces risquent d'être perçus comme gênants et improductifs.

De plus, les espaces de «travail basé sur l'activité» doivent fournir aux employés des indications explicites et implicites sur la manière d'utiliser les divers espaces favorisant ainsi leur fonctionnement. Comme par exemple : rester silencieux dans l’étude, utiliser des cabines téléphoniques pour les appels, apporter des effets personnels avec eux pour permettre à d’autres personnes d’utiliser un espace, etc.

 

Les principaux éléments du «travail basé sur l'activité»

 

La création d'un espace de bureau fondé sur le «travail basé sur l'activité» devra répondre aux besoins de tous les travailleurs : ceux qui ont besoin d'espaces privés pour tenir des appels, ceux qui ont besoin d'espaces créatifs pour les aider à réfléchir, ceux qui ont besoin de sièges confortables pour des tâches peu ciblées mais longues, ou des réunions impromptues, etc.

 

Il faut aussi considérer  le type de travailleur qui utilise l’espace. Si la majorité des travailleurs ont besoin de confidentialité, vous devez envisager de leur offrir une grande quantité d'espace privé. Si la majorité d'entre eux travaillent dans des domaines créatifs, vous devez leur fournir des environnements de travail qui permettent et facilitent la créativité.

 

5 espaces essentiels pour créer un environnement ABW réussi

 

  • Les espaces de travail partagés

 

Ces espaces encouragent la collaboration et l’interaction organiques.
Les environnements décloisonnés sont utiles pour les équipes qui travaillent sur un projet spécifique et qui ont besoin d’un lieu de réunion. Ils peuvent également être des espaces de prise de contact et sont parfaits pour les travailleurs qui ne se rendent pas au travail tous les jours.

 

  • Les espaces calmes et privés

 

Ces zones permettent aux individus d’accomplir des tâches très ciblées et nécessitant de la concentration. Elles conviennent également aux professionnels traitant des informations sensibles ou ayant tendance à se laisser facilement distraire par les autres. Les zones calmes peuvent aussi aider les individus à se détendre et à réfléchir en éliminant le bruit et les interruptions indésirables. Cet espace doit être sensiblement supprimé de l'environnement de travail partagé ou insonorisée.

 

  • Les aires de repos et de détente

 

Ces zones doivent avoir des sièges décontractés et confortables. Il peut s’agir des espaces sociaux de l’espace de travail, où se déroulent des conversations informelles, où les gens s’assoient pour se calmer ou échanger leurs idées, etc. Ces espaces doivent être situés près des zones de réunion car ils peuvent servir de lieu de suivi rapide pour les participants. Il s’agit de zones polyvalentes pouvant également servir d’espace de réunion, de zone de réflexion, de salle d’attente, etc.

 

  • Les espaces de réunion

 

Tous les lieux de travail doivent avoir des espaces de réunion, grands et petits. Les salles de réunion doivent être équipées de toute la technologie nécessaire au bon déroulement de l’activité tel que : des tables, des chaises confortables, un tableau, un projecteur, du WiFi, etc.

 

  • La technologie et les ressources

 

Un lieu de travail «travail basé sur l'activité» est un lieu qui permet aux professionnels de s’acquitter de leurs tâches efficacement. Cela nécessite que l'ensemble des espaces dispose des ressources et de la technologie nécessaires pour prendre en charge les différents types d'activités et de tâches professionnelles.

 Le «Great Workroom» situé au siège social de SC Johnson. Source: CNET.

 

Appliqué correctement, le «travail basé sur l'activité» offre aux employés et aux employeurs un moyen d’améliorer l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail et montre à quel point il peut être flexible et adaptable. Le talent devient plus mondial et mobile que jamais, et il est important que le lieu de travail s’adapte et se développe avec la tendance.

 

Vous désirez aménager votre espace de bureaux en conception de «travail basé sur l'activité» ? Contactez les experts de Lib. : https://www.lib.space/rv-en-ligne

 

 

Source : Wework, Wikipedia, Ioffice

 

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