• LinkedIn Lib.space
  • Facebook Lib.

Tous droits réservés. ©2019  Lib. aménagement de bureau inc. RBQ: 5656-6136-01

FR | EN

Blogue.

Libérez le potentiel!

Le guide ultime de l'aménagement de votre bureau - Étape 9 à 12

February 20, 2019

Lib. vous présente ci-dessous le dernier volet de son guide ultime de l’aménagement de votre bureau soit les étapes 9 à 12.

 

Étant donné que la conception et la construction des espaces de bureau entraînent des coûts importants, il est primordial de bien se préparer aux changements afin de maximiser l’aménagement de nouveaux espaces de travail.

 

Pour vous faciliter cette démarche, Lib. a identifié 12 étapes importantes, réunies dans son guide ultime de l’aménagement de votre bureau et qui devront être respecter pour faire de votre nouveau projet d’aménagement d’espaces de travail un véritable succès.

 

 Étape 9 - Finaliser la conception du bureau

 

Lorsque vous vous engagez dans une nouvelle conception de bureau, celle-ci sera probablement utilisée au cours des cinq ou dix prochaines années.

 

Dans cet esprit, il est impératif que la conception du bureau soit correcte dès le départ. Les facteurs contribuant à un espace pratique et accueillant incluent une disposition pratique, un décor élégant et la flexibilité nécessaire pour s’adapter à l’évolution de votre entreprise.

 

Voici certains des éléments qui sont à prendre en compte :

 

Finitions

 

Lors du choix des finitions des murs, des bureaux, des meubles et des sols, tenez compte de votre budget et de votre esthétique.

 

Un expert en aménagement de bureau travaillera avec vous pour identifier les endroits où vous devez utiliser des finitions haut de gamme et les éléments de l'équipement pouvant utiliser une finition plus standard.

 

Votre concepteur de bureau vous aidera également à choisir parmi les nombreuses options de décoration. Celles-ci peuvent inclure des stratifiés, du verre, de la pierre, du bois, de l’acier, des tapis et des meubles rembourrés. Le résultat final doit être élégant tout en reflétant la culture de votre marque et de votre entreprise.

 

Disposition

 

Une conception de bureau moderne comprend des espaces de travail privés, des espaces de travail partagés, des salles de réunion fermées et des zones de repos. Une bonne conception de bureau aura la souplesse nécessaire pour s’adapter à l’évolution du nombre d’employés.

Lorsque vous travaillez avec votre décorateur d'intérieur, informez-le de vos projets de croissance future. Il sera en mesure de créer des zones qui sauront s'adapter à une structure organisationnelle changeante et à l’ajout de membres supplémentaires à l'équipe.

 

La conception de votre bureau devrait également être fluide. Cela permettra au personnel de se déplacer facilement sans avoir l’impression de se trouver dans un «dédale de lapin» à l’ancienne.

 

Sécurité et conformité

 

Tous les lieux de travail doivent être conformes aux normes relatives à la conception et à la mobilité, de manière à être sûrs et facilement accessibles. Cela comprend un accès adapté pour les personnes handicapées ou la réduction des obstructions visuelles par exemple.

 

Les chutes sont l’un des accidents de travail les plus courants. Votre expert en aménagement de bureau vous recommandera soit un tapis, soit une surface présentant le bon coefficient de glissement pour éviter ce genre d'incident. La conception finale du bureau devrait inclure, le cas échéant, un accès à une rampe et des agencements de couleurs permettant de distinguer facilement les murs des portes.

 

Les autres mesures de conformité recommandées par votre expert incluent notamment:

 

● L’éclairage

● La signalisation

● Les marches d'escalier antidérapantes

● La réduction du bruit

● La sécurité incendie

● Le confort thermique

● La conception ergonomique de l'espace de travail

 

Répartition des responsabilités

 

Méfiez-vous d'essayer d'assumer vous-même une partie des travaux ou de la gestion de projet, surtout si vous n'avez aucune expérience dans ce domaine. C’est une fausse économie de penser que vous pouvez économiser de l’argent en répartissant les responsabilités entre les membres de votre équipe qui ne savent pas ce qu’ils font. Une simple erreur dans le processus de conception et d'installation du bureau peut vous coûter cher en temps et en argent.

 

Investissez dans l’aide d’une entreprise d’aménagement de bureau professionnel comme Lib. et laissez les experts vous aider et maximiser votre retour sur investissement.

 

 

Étape 10 - l’approbation des autorités

 

 

La prochaine phase de l’aménagement de votre nouveau bureau sera l’approbation des autorités.

 

Finalisez toutes les approbations d'autorité entre la conception et la construction de votre bureau. Le processus peut prendre plusieurs semaines, alors tenez-en compte dans votre calendrier.

 

À moins que vous n'ayez déjà effectué plusieurs déménagements de bureau, connaître les tenants et les aboutissants des approbations d'autorité peut être source de confusion.

 

L'aménagement d'un nouveau bureau est soumis à une approbation similaire à celle d'une rénovation domiciliaire. Le propriétaire ou le gérant du bâtiment est le premier à donner son approbation. Il est peu probable qu'ils signent un bail avant d'avoir vu et approuvé les plans de conception du nouvel aménagement du bureau.

 

Après approbation du propriétaire du bâtiment, vous aurez certainement besoin d’obtenir divers permis.

 

En général, vous devez obtenir un permis pour les travaux de transformation, de rénovation ou de réparation d'une valeur de plus de 5 000 $ (matériaux et main-d'œuvre inclus).

 

Certains travaux sont exemptés d'approbation, votre municipalité ainsi que votre expert en aménagement de bureau pourront vous indiquer si les travaux que vous comptez entreprendre nécessitent l’approbation des autorités compétentes.

 

Comment fonctionne le processus d'approbation

 

Une fois que le propriétaire de l'immeuble a approuvé les plans d'aménagement de votre bureau et votre bail, votre prochaine étape consiste à déposer les formulaires de demande des divers permis, les documents et les conceptions de vos nouveaux locaux auprès des organismes de réglementation appropriés.

 

Une fois que vous avez déposé vos demandes d’approbation et payé les frais correspondants, un représentant se chargera du processus d’approbation.

 

Après l’obtention des divers permis, vous pouvez commencer le processus de construction de votre nouveau bureau.

 

Contactez les experts de Lib. pour savoir quelles autorisations sont requises et ce que vous devez faire pour mener à bien le processus.

 

 

Étape 11 - Contrats de services

 

Plus vous établissez d’ententes de services avant la délocalisation de votre bureau, mieux c'est.

 

Voici une liste des contrats de services de bureau types:

 

Les communications

 

Peu d'entreprises peuvent fonctionner sans services téléphoniques et Internet fiables. Votre équipe de relocalisation doit contacter à la fois une compagnie de téléphone et un fournisseur Internet.

 

Une fois les téléphones et Internet connectés, organisez une session d’information afin que votre équipe en comprenne bien le fonctionnement.

 

Bureau de poste

 

Le bureau de poste vous aidera à configurer une boîte postale et d’autres solutions commerciales telles que le transfert de courrier.

 

Papeterie

 

Contactez le fournisseur de papeterie local pour organiser les commandes groupées de papier, de bloc-notes, d'agrafeuses et de stylos. Vous devrez peut-être également avoir des en-têtes, des cartes de visite et des blocs-notes imprimés avec les nouveaux détails de votre entreprise.

 

Nettoyeurs et services sanitaires

 

Soyez précis avec vos exigences lors de l’embauche d’une entreprise de nettoyage. Si votre bureau est situé dans un complexe plus vaste, adressez-vous au gestionnaire de l'immeuble ou à une autre entreprise pour savoir s'il existe déjà une entreprise réputée dans l'immeuble. Si vous utilisez vos propres nettoyants, assurez-vous qu'ils ont accès au bâtiment après les heures normales.

 

 

Plantes d'intérieur et fleuristes

 

Certaines entreprises aiment avoir un bouquet de fleurs accueillant à la réception, alors envisagez de passer une commande récurrente à un fleuriste proche. Certaines entreprises offrent aussi un service régulier d'entretien de vos plantes d'intérieur.

 

Enlèvement des ordures

 

Un bon fournisseur installera des poubelles et des bacs de recyclage dans votre bureau pour éliminer les déchets de manière responsable. Discutez avec le responsable de votre immeuble de la meilleure façon d’organiser l’enlèvement des ordures.

 

Sécurité

 

Les systèmes de sécurité deviennent de plus en plus intelligents et rentables. Vous pouvez choisir entre un système de caméra automatisé ou des gardes de sécurité physiques, en fonction de la nature de votre entreprise.

 

Climatisation

 

Recherchez une entreprise fiable et recommandée pour l’entretien de vos systèmes de chauffage et de climatisation.

 

Antiparasitaire

 

Les aliments laissés au travail sont une invitation ouverte aux fourmis, aux cafards et aux rongeurs. Il est donc utile d’avoir une entreprise de contrôle des parasites sur appel.

 

Protection incendie / Essais électriques / Formation d'urgence

 

En fonction de la taille de votre entreprise, vous aurez peut-être de secouristes qui auront tous besoin d'une formation officielle.

 

Un système de sécurité incendie peut être installé dans votre bâtiment et doit être testé régulièrement par une personne qualifiée. Dans un grand complexe, ceci sera arrangé par le responsable de l’immeuble, à vos frais. Les petits locaux peuvent être amenés à organiser eux-mêmes les contrôles de sécurité.

 

Imprimantes et photocopieurs

 

La formation sur les imprimantes et les photocopieurs peut être bénéfique lorsque vous démarrez dans votre nouveau bureau, de sorte que quelques personnes clés comprennent comment bien utiliser les machines.

 

Services de bonus

 

De nombreuses sociétés proposent des cours de yoga et des séances de massage gratuites à leur personnel, invitant les prestataires locaux à se rendre régulièrement au bureau.

 

Choses à retenir

 

Avant de contacter vos fournisseurs de services, assurez-vous de ne pas aller à l’encontre des exigences du propriétaire et de ne pas enfreindre les réglementations.

 

De manière générale, le responsable du bâtiment sera un excellent point de contact pour vous aider à trouver les fournisseurs de services les plus fiables. Plus que probablement, ils auront déjà organisé certains services pour vous à l'avance.

 

Veillez surtout à ce que la durée de vos contrats de service corresponde à votre contrat de location. Ne signez pas de contrat de cinq ans avec un nettoyeur si vous n’avez loué l’immeuble que pour trois ans.

 

Enfin, lors de la signature des contrats d’assistance, vérifiez qu’il existe des clauses de «retrait» si vous n’êtes pas satisfait.

 

 

Étape 12 - Obtenir une proposition d'aménagement de bureau

 

Trucs et conseils pour obtenir la meilleure proposition d'aménagement de bureau.

 

Magasinez pour la meilleure offre

 

Contactez plus d’une entreprise d’aménagement de bureau pour obtenir une proposition afin d’obtenir un bon rapport qualité-prix et voir les différences entre chacune. Prenez le temps de rencontrer deux ou trois entreprises pour bien leur communiquer votre projet et vos besoins.

 

Une erreur commune consiste à prendre une décision uniquement basée sur le prix. N'oubliez jamais de prendre en compte le fait que votre plus gros coût, sur la durée totale de votre bail, sera votre main d'oeuvre, et non l'aménagement de l'espace. Bien que vous ne souhaitiez pas trop dépenser pour votre équipement, il est essentiel d’éviter de prendre des raccourcis et d’obtenir des résultats de mauvaise qualité. Les employés sont un atout majeur puisqu’ils passent en moyenne 40 heures par semaine au bureau.

 

Un bon aménagement du bureau peut vous aider à fidéliser vos employés et à améliorer la nature de votre entreprise. Un mauvais pourrait avoir l'impact inverse. Il est donc important de prioriser une approche stratégique afin de maximiser votre retour sur investissement.

 

Revoir les projets précédents

 

Votre entreprise d’aménagement devrait pouvoir partager des photos et des témoignages de leurs projets précédents. S'ils sont une entreprise réputée, ils vous donneront les coordonnées des clients référents pour des retours honnêtes et impartiaux. Méfiez-vous des entreprises qui publient de faux commentaires positifs sur Internet afin de renforcer leur présence en ligne.

 

Conformité

 

Votre nouvel espace de bureau doit être conforme à toutes les normes canadiennes et au code du bâtiment, ainsi qu'aux exigences d'accès pour les personnes à mobilité réduite. Faites attention, certains entrepreneurs choisissent d’ignorer ces règles de conformité obligatoires.

 

Arnaques et "Extras"

 

Certaines entreprises d'équipement peu scrupuleuses omettent délibérément d'exclure des éléments de devis pour sécuriser leur travail. Une fois que la construction est en cours, les travaux supplémentaires non cités sont facturés. Lib. détaille tous ses devis d’aménagement. À moins que vous ne demandiez une modification par rapport à ce qui a été entendu, vous ne devriez pas en payer une.

 

Faites confiance à votre instinct

 

Le prix seul n'est pas le meilleur indicateur d'un équipement de bureau de qualité. Un équipement plus coûteux et plus efficace peut s'avérer plus économique à long terme.

 

Discutez et examinez les avis des principales parties prenantes et des personnes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration. La communication est une partie importante du processus de devis d’aménagement. Assurez-vous que l'entreprise que vous avez choisie vous fournira une bonne expérience en tant que client.

 

 

Ces quatre dernières étapes complètent le guide ultime de l'aménagement de votre bureau. Restez en contact avec Lib. en consultant son blogue ou sa page Facebook ou LinkedIn.

 

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Publications récentes

October 23, 2019

November 19, 2018

Please reload

Archives
Please reload

Recherche par thème