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Le guide ultime de l'aménagement de votre bureau - Étape 5 à 8

January 30, 2019

Pour faire suite à son dernier article de blogue, Lib. vous présente ci-dessous les étapes 5 à 8 sur 12 du guide ultime de l’aménagement de votre bureau.

 

Étant donné que la conception et la construction des espaces de bureau entraînent des coûts importants, il est primordial de bien se préparer aux changements afin de maximiser l’aménagement de nouveaux espaces de travail.

 

Pour vous faciliter cette démarche, Lib. a identifié 12 étapes importantes, réunies dans son guide ultime de l’aménagement de votre bureau et qui devront être respecter pour faire de votre nouveau projet d’aménagement d’espaces de travail un véritable succès.

 

Étape 5 - Trouver les meilleurs locaux pour votre entreprise

 

Maintenant que vous savez où vous voulez que votre nouveau bureau soit situé, il est temps de commencer votre recherche des meilleurs locaux pour votre entreprise.

 

Il est probable que vous disposiez d’une liste de contrôle des incontournables, des indésirables et des plus agréables pour votre prochain lieu d’affaires. Cependant, il peut être difficile de trouver un espace exploitable, de la bonne taille et au meilleur prix.

 

Simplifiez toute l'expérience avec les conseils suivants:

 

Parlez à plus d'un courtier immobilier

 

Les courtiers immobiliers commerciaux sont toujours à la recherche de nouveaux locataires et acheteurs. Ils savent ce qui est disponible et ce qui se prépare. Une fois qu'ils sauront ce que vous recherchez, ils seront en mesure de vous donner des conseils sur les meilleurs locaux pour votre entreprise.

 

Contactez quelques courtiers pour connaître leurs recommandations. Si vous n'en connaissez aucun, faites appel à Lib. et on pourra vous aider. 

 

Choisissez votre type de construction

 

Les structures de bureau offrent diverses commodités. Le type de bâtiment dans lequel vous vous retrouverez dépendra généralement de votre budget et de la nature de votre entreprise.

 

Il y a des bâtiments qui offrent le meilleur de tout, y compris la façade, les ascenseurs, les salles de bain et les espaces communs. Récemment construit, ils comprendront des finitions élégantes à l'intérieur et à l'extérieur. Ce type d’environnement est idéal si votre entreprise fournit un service haut de gamme.

 

Il y a aussi les bâtiments plus anciens mais rénovés avec une décoration et des éléments modernes. Lors de l’inspection d’un bâtiment de ce type, vérifiez ce qui se trouve sous la surface de la mise à niveau. Les nouvelles portes et la peinture fraîche sont bonnes, mais recherchez des signes de climatisation inadéquate ou défectueuse, de dalles de plafond tachées par des fuites d'eau ou d'installations électriques et téléphoniques de qualité médiocre, pour n'en nommer que quelques-unes.

 

Si vous fournissez un service à faible coût ou si votre bureau n'est pas orienté client, vous pouvez choisir un espace de travail dans un bâtiment non rénové, voire même dans un sous-sol (si la luminosité est acceptable!).

 

Attention aux pièges cachés

 

Lorsque vous déménagez dans un nouveau bâtiment, il se peut que des problèmes imprévus entraînent des coûts supplémentaires pour votre entreprise.

 

Assurez-vous de vérifier les points suivants lors de votre recherche pour trouver les meilleurs locaux pour votre entreprise :

 

  • Si vous louez un espace, vous serez peut-être responsable de l’amélioration locatives, des installations sanitaires, des éclairages, de la ventilation, etc.

  • Si vous êtes locataire unique ou propriétaire de l'immeuble, vous pouvez éventuellement accéder à une mise à niveau des locaux comprenant des zones allant de l'entrée principale à la zone de travail concernée.

  • Dans certaines circonstances, en tant que locataire unique ou propriétaire de l'immeuble, vous devrez peut-être installer un ascenseur pour desservir les étages supérieurs.

 

Faites votre propre liste de contrôle de ce qui est important pour vous

 

La taille et le prix devraient y figurer, mais ne pas être les seules choses sur votre liste.

 

Quelques autres points à garder à l’esprit lors de votre recherche du meilleur local pour votre entreprise :

 

  • Vérifiez que l’alimentation électrique soit conforme et suffisante. Si ce n’est pas le cas, vous pourriez être responsable des réparations ou mises à niveau, même si vous n’êtes que le locataire.

  • Réfléchissez à la sécurité du bâtiment et déterminez si elle est adéquate pour protéger votre personnel et votre équipement.

  • Déterminez si le stationnement et l’accessibilité via les transports en commun sont efficaces pour votre équipe.

  • Passez en revue les zones communes ainsi que les bureaux et les salles de réunion. Vous pouvez changer le décor de votre nouveau bureau, mais si le hall d’entrée le l'immeuble est moche, vous êtes pris avec.

  • Quel est l'état de l'extérieur du bâtiment ?

  • Quelle est la forme du bâtiment ? Les bureaux carrés ou rectangulaires sont plus faciles à aménager, les formes inhabituelles peuvent  poser des problèmes lors de l’aménagement.

  • Le bâtiment dispose-t-il des installations dont vous avez besoin (par exemple, une douche, un gym, un casier pour les vélos, etc.) ?

 

Étape 6 - Connaitre les normes juridiques

 

Une fois que vous avez sélectionné l'emplacement et le bâtiment pour votre déménagement, vous devez vous conformer aux exigences légales.

 

Assurez-vous de connaître vos exigences légales:

 

Engagez votre équipe juridique

 

Tout d’abord, votre avocat peut vous aider à finaliser le contrat des locaux que vous allez quitter. Assurez-vous de ne pas être invité à faire plus que ce que vous avez légalement à faire. Ce n'est pas à vous de redécorer pour le nouveau locataire, mais simplement de ramener l'espace à l'état dans lequel vous l'avez accepté.

 

Vous devez également demander à votre avocat de préparer les documents de location et de revoir en détail tous les contrats que le propriétaire de l'immeuble vous a demandé de signer.

 

Les obligations et les droits du propriétaire et du locataire doivent être clairement inclus dans le contrat de location, les deux parties pouvant contribuer aux conditions. Si un propriétaire d'immeuble n'est pas intéressé par les révisions ou les négociations, vous voudrez peut-être reconsidérer la location de son espace.

 

Organiser des inspections

 

Vous devriez avoir une inspection indépendante d'une propriété commerciale avant d'emménager.

 

Assurez-vous de faire appel à un consultant en aménagement de bureau professionnel et demandez-leur de prendre des photos et de les joindre au rapport.

 

Les domaines à vérifier comprennent:

 

● L’état du plafond

● Les zones de stockage et de travail

● L’État des tapis, des sols et des portes

● Les fenêtres, stores et autres couvre-fenêtres

● La climatisation

● Les robinets, lavabos et salles de bain

● Le système électrique

● L’état des murs et des peintures

 

Parfois, un bâtiment n'est pas en état de conformité avant votre déménagement. Le recours à un consultant en aménagement de bureau professionnel peut vous aider à éviter les coûts liés à la mise aux normes de l'espace après votre déménagement.

 

Discutez avec votre équipe juridique de la meilleure approche à adopter, ils peuvent avoir de bonnes recommandations.

 

Faites une lecture minutieuse du contrat 

 

Après avoir signé le contrat, vous ne pourrez plus apporter de modifications. Il est donc important que vous compreniez le tout.

 

Prenez le temps d'examiner votre contrat de bail de construction en détail et assurez-vous que les autres parties prenantes font de même.

 

N’oubliez pas de donner une copie papier signée à votre équipe juridique pour la garder en sécurité.

 

Confus de négocier les termes de votre bail ou vos exigences légales? Lib. peut vous fournir des conseils indépendants pour vous assurer que votre contrat ne vous réserve aucune surprise cachée.

 

Étape 7 - Parlez avec un expert en aménagement de bureau

 

Le déménagement de votre espace de travail est l’occasion idéale de créer un nouvel environnement de travail pour vous-même, vos employés et vos clients.

 

Pour le bien-être de leurs équipes, les entreprises doivent concevoir de meilleurs lieux de travail où les individus se sentent à l'aise et motivés. De plus, les clients doivent voir un lieu de travail inspirant et être rassurés qu'ils ont fait le bon choix en utilisant vos services.

 

Modèles et plans pour la conception de votre bureau

 

Dans la plupart des cas, un bon service de design de bureau fournira des plans d'aménagement de concept spatial combinés à des rendus ou des modèles 3D réalistes. Cela vous aidera à visualiser à quoi ressemblera votre nouveau bureau avant le début des travaux.

 

Concevoir pour l'accessibilité et la conformité

 

Tous les nouveaux bureaux doivent être conformes au code du bâtiment en vigueur dans votre ville. Pour cette raison, un spécialiste en aménagement de bureau doit avoir une compréhension détaillée de la législation en vigueur. Nos concepteurs travaillent en étroite collaboration avec des certificateurs privés (WELL, LEED, etc.)  et les autorités municipales pour s’assurer que tous nos nouveaux bureaux sont conformes à la législation en vigueur et à toute certification qui vous désiriez obtenir.

 

Couleur et confort

 

Un intérieur de bureau bien conçu est pratique, facile à naviguer et élégant. La palette de couleurs sélectionnée pour n'importe quel bureau a le potentiel d'influencer une multitude de choses, de la productivité des employés au bien-être au travail. Cependant, cela ne signifie pas que vous pouvez simplement appliquer une couche de peinture et atteindre ces objectifs comme par magie. Les concepteurs de vos bureaux doivent comprendre la relation entre les couleurs et d’autres éléments tels que l’éclairage, les textures, les meubles et la marque de l’entreprise.

 

Conception basée sur l'activité

 

Un bon designer prendra le temps d'écouter et d'évaluer vos besoins au niveau stratégique en premier lieu. La conception basée sur l’activité intègre des zones polyvalentes flexibles. Une salle de discussion le matin pourrait être un centre de conférence l'après-midi et être transformé en studio de yoga pour le personnel le soir.

 

Chez Lib., nous adoptons une approche holistique pour concevoir des environnements de bureau bien adaptés qui réduisent le stress et favorisent la productivité.

 

 

Étape 8 - Négocier le bail de votre bureau

 

La location d'un espace de bureau est un grand pas en avant et peut représenter une part importante de votre budget. Prenez le temps de négocier le bail de votre bureau avant de signer un contrat.

 

En ce qui concerne la location d'espace pour votre entreprise, il est peu probable que vous puissiez obtenir un changement du prix annoncé. En effet, la réduction des coûts de location de l’immeuble sera interprétée comme une réduction de la valeur de l’actif du locateur.

 

Au lieu d'essayer de négocier votre contrat de location de bureau pour un coût inférieur, vous pouvez plutôt discuter d'incitations avec le propriétaire du bâtiment. Même sur le marché des propriétaires, vous pouvez utiliser certains facteurs lors de la négociation du contrat de location. Cela peut ne pas affecter les frais de location mensuels, mais vous aidera à réduire les dépenses globales.

 

Voici quelques conseils pour vous aider à négocier votre contrat de location de bureau:

 

Demander des périodes sans loyer

 

Lorsqu'il y a une surabondance de propriétés vacantes, vous pourrez peut-être négocier six mois, douze mois ou même une période plus longue sans loyer. Cela permet au propriétaire de maintenir le loyer mensuel stable, mais réduira la moyenne que vous payez pendant la durée de votre location.

 

Offrir une période de location plus longue

 

Pour être le candidat retenu ou pour pouvoir augmenter les incitations à la location, essayez de négocier un bail plus long.

 

Discuter des améliorations et des réparations

 

Pendant les négociations (et avant de signer), vous devriez être en mesure de vous entendre sur les indemnités d’amélioration des locataires et les réparations des bâtiments. Vous permettre de demander certaines mises à niveau et modifications aux frais du propriétaire s'il est disposé à le faire.

 

Entrez dans cette partie de votre négociation en toute connaissance de cause. Comprendre le coût des améliorations ou des réparations et leurs avantages pour le propriétaire.

 

Comment négocier un bail commercial

 

Le processus de négociation d'un bail commercial devrait impliquer des représentants légaux, financiers et architecturaux ainsi que le propriétaire de l'entreprise. Ensemble, vous pourrez examiner les détails et confirmer la pertinence de l'espace avant de signer tout contrat.

 

Assurez-vous de bien conseiller et de prendre en compte des éléments tels que la superficie en pieds carrés, les possibilités d’agrandissements et l’option d’espace supplémentaire. Votre bail devrait également décrire en détail les responsabilités exactes du locateur et du locataire.

 

Les négociations de location de bureaux peuvent prendre du temps, alors tenez-en compte dès que vous prenez la décision de déménager. S'engager dans un nouveau contrat de location vous met dans une mauvaise position de négociation.

 

Tout au long du processus de négociation, le plus important est de rester calme! Si vous ne parvenez pas à un accord, vous avez toujours la possibilité de vous retirer. Comme pour toute négociation, toutes les parties devraient être satisfaites de l'issue. N'oubliez pas que vous devrez collaborer ensemble pour plusieurs année !

 

Restez à l'affût du guide ultime de l'aménagement de votre bureau pour découvrir les 4 dernières étapes en consultant le blogue de Lib. ou en suivant Lib. sur Facebook ou LinkedIn.

 

 

 

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